Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử 2025

Việt Nam đang trong kỷ nguyên số hóa đã và đang thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý tài chính và thuế của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Từ năm 2025, việc triển khai hóa đơn điện tử tiếp tục được siết chặt theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng tới quản lý thuế hiện đại, thuận tiện cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. HĐĐT có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống nếu đảm bảo đầy đủ chữ ký số, thời gian ký và được cơ quan thuế chấp nhận.

1.1. Đặc điểm của hóa đơn điện tử

Tính pháp lý đầy đủ: Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy truyền thống, được pháp luật Việt Nam công nhận và bảo vệ.

Tính bảo mật cao: Sử dụng chữ ký số và mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu, ngăn chặn việc sửa đổi trái phép.

Tiện lợi và nhanh chóng: Có thể lập, gửi và lưu trữ tức thời qua hệ thống điện tử, tiết kiệm thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy.

Thân thiện môi trường: Giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.

Dễ dàng quản lý: Hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm và thống kê nhanh chóng, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

1.2. Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

• Dành cho các tổ chức thuộc nhóm rủi ro cao
• Cần phải gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế trước khi sử dụng
• Cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi hóa đơn có hiệu lực

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

• Dành cho các tổ chức có độ tin cậy cao
• Có thể sử dụng ngay sau khi lập, không cần chờ cấp mã
• Gửi dữ liệu định kỳ cho cơ quan thuế theo quy định

1.3. Những thay đổi quan trọng về hoá đơn từ 2025

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ được Chính phủ ban hành ngày 20/3/2025, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2025, mang lại nhiều thay đổi tích cực:

Bỏ quy định hủy hóa đơn: Kể từ ngày 01/06/2025, bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, thay vào đó có các phương án để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

Yêu cầu máy tính tiền: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Quy định mới về thời điểm lập: Bổ sung quy định thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kinh doanh xổ số, casino và trò chơi điện tử có thưởng.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Trong một số trường hợp cần chứng từ để lưu trữ hồ sơ, khách hàng hoặc doanh nghiệp có thể chuyển đổi HĐĐT sang bản giấy.

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Hóa đơn điện tử có thể in ra giấy để phục vụ lưu trữ hoặc đối chiếu.

Bản chuyển đổi chỉ có giá trị tham chiếu, không thay thế giá trị pháp lý của HĐĐT.

Khi in cần thể hiện đầy đủ nội dung gốc của hóa đơn, kèm theo dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Việc chuyển đổi không làm mất đi giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử và việc lưu trữ hóa đơn điện tử gốc vẫn là bắt buộc. Người bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật về thuế và kế toán.

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã tra cứu và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: Quyết định áp dụng HĐĐT, Khởi tạo mẫu HĐĐT, Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Người đăng ký có thể gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.

• Khởi tạo hóa đơn điện tử

Người bán phải lập hóa đơn trên phần mềm do cơ quan thuế cung cấp hoặc phần mềm của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính cho phép.

• Ký số và gửi hóa đơn

Hóa đơn sau khi lập phải được ký số điện tử đảm bảo tính hợp lệ và gửi đến người mua qua email, các nền tảng giao dịch hoặc cổng thông tin điện tử.

• Lưu trữ hóa đơn

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên môi trường điện tử bảo mật trong thời gian theo quy định pháp luật, tối thiểu 10 năm. Việc lưu trữ cần đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, bảo mật và khả năng tra cứu khi cần.

• Tra cứu và quản lý

Cơ quan thuế và doanh nghiệp có thể tra cứu, quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng qua hệ thống phần mềm hoặc website của Tổng cục Thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn.

4. FAQ – Câu hỏi thường gặp

4.1. Người mua có phải thực hiện ký số vào HĐĐT hay không?

Không. Người mua không bắt buộc phải ký số trên hóa đơn điện tử. Chữ ký số của người bán là đủ để hóa đơn có giá trị pháp lý. Người mua chỉ cần lưu trữ hóa đơn điện tử để làm chứng từ.

4.2. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu trữ HĐĐT ở định dạng điện tử, không phải bản giấy. Các nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT thường cung cấp không gian lưu trữ an toàn trên đám mây, giúp bạn dễ dàng truy cập và tra cứu bất cứ lúc nào. Thời gian lưu trữ HĐĐT tối thiểu là 10 năm.

4.3. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Việc bảo quản HĐĐT cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Bảo mật: Đảm bảo dữ liệu không bị truy cập trái phép.

Toàn vẹn: Dữ liệu hóa đơn không bị thay đổi trong suốt quá trình lưu trữ.

Khả năng truy cập: Có thể tra cứu và in HĐĐT khi cần.

Dự phòng: Sao lưu dữ liệu để phòng trường hợp sự cố.

Các nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT sẽ giúp bạn thực hiện tất cả các yêu cầu này một cách chuyên nghiệp.

4.4. Khách hàng có thể nhận HĐĐT bằng những hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận HĐĐT qua email, tin nhắn SMS, tra cứu trực tiếp trên cổng thông tin của nhà cung cấp hoặc phần mềm của bên bán. Tùy thuộc vào yêu cầu và hệ thống của khách hàng mà bạn có thể lựa chọn hình thức gửi phù hợp.

4.5. Hóa đơn điện tử có phải hoá đơn đỏ không?

Đúng vậy. Hóa đơn điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn đỏ truyền thống (hóa đơn tự in hoặc đặt in) nhưng ở dạng điện tử và thường được gọi chung là hóa đơn GTGT. Hóa đơn điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý, được cơ quan thuế công nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí đầu ra tương tự như hóa đơn giấy trước đây.

Từ năm 01/06/2025, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành xu thế tất yếu đối với hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Nếu bạn đang kinh doanh và chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, đây chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của mình.

Việc nắm rõ quy định, cách sử dụng và lưu trữ HĐĐT không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí, minh bạch tài chính và nâng cao uy tín với đối tác.