Chữ ký số là gì? Vai trò chữ ký số trong hóa đơn điện tử

Trong kỷ nguyên số hóa, việc ký kết, xác thực các giao dịch không còn giới hạn trên giấy tờ. Chữ ký số đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp mọi hoạt động kinh doanh, từ kê khai thuế, bảo hiểm xã hội cho đến phát hành hóa đơn điện tử, trở nên an toàn và hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Đặc biệt, với việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các quy định mới trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chữ ký số càng khẳng định vai trò quan trọng trong minh bạch giao dịch, quản lý thuế và bảo mật thông tin. Vậy chữ ký số là gì? Vì sao nó lại quan trọng trong hóa đơn điện tử? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (digital signature) là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ mật mã công khai (PKI – Public Key Infrastructure). Cụ thể, theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP định nghĩa như sau: 

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Khác với chữ ký tay truyền thống, chữ ký số không chỉ đơn thuần là hình ảnh chữ ký được số hóa mà là một chuỗi mã hóa độc nhất, không thể làm giả được. Mỗi chữ ký số đều gắn liền với một cặp khóa mật mã (khóa riêng và khóa công khai), đảm bảo tính bảo mật và xác thực cao nhất.

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay hoặc con dấu truyền thống của cá nhân, tổ chức trong các giao dịch điện tử. Chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA) được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.

1.1. Đặc điểm của chữ ký số

• Tính pháp lý: Được quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2005 (số 51/2005/QH11) và Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
• Tính xác thực: Chữ ký số đảm bảo rằng người ký chính là người sở hữu khóa riêng tương ứng. Điều này giúp xác định chính xác danh tính người gửi tài liệu.
• Tính toàn vẹn: Bất kỳ sự thay đổi nào trong tài liệu sau khi được ký số đều được phát hiện ngay lập tức. Nếu có sự can thiệp, chữ ký số sẽ trở nên không hợp lệ.
• Tính không thể chối bỏ: Người ký không thể phủ nhận việc họ đã ký vào tài liệu, bởi vì chỉ có người sở hữu khóa riêng mới có thể tạo ra chữ ký số tương ứng.
• Tính pháp lý: Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trong các giao dịch điện tử.
• Tiện lợi và nhanh chóng: Việc ký số có thể thực hiện từ xa, dùng cho nhiều mục đích như khai thuế, khai hải quan, ký hóa đơn điện tử, ký hợp đồng trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí so với phương pháp truyền thống.

2. Ứng dụng của chữ ký số là gì?

Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, giúp đơn giản hóa các thủ tục hành chính và giao dịch kinh doanh:

Hóa đơn điện tử: Đây là ứng dụng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp hiện nay. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả hóa đơn điện tử đều phải có chữ ký số để đảm bảo tính hợp pháp. Chữ ký số giúp xác thực thoả thuận giao dịch giữa người mua và người bán, đảm bảo hóa đơn không bị thay đổi và có giá trị pháp lý đầy đủ.

Báo cáo thuế điện tử: Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế, báo cáo tài chính lên cơ quan thuế một cách chính xác và kịp thời.

Hợp đồng điện tử: Việc ký kết hợp đồng trực tuyến, văn bản thỏa thuận từ xa giữa các bên trở nên đơn giản và có giá trị pháp lý nhờ chữ ký số.

Giao dịch ngân hàng: Nhiều ngân hàng áp dụng chữ ký số cho các giao dịch online quan trọng như chuyển khoản, thanh toán trực tuyến, đảm bảo tính bảo mật cao nhất cho khách hàng.

Đấu thầu điện tử: Các gói thầu công được thực hiện trên nền tảng điện tử với sự xác thực bằng chữ ký số.

Tài liệu hành chính: Nhiều thủ tục hành chính được số hóa, sử dụng chữ ký số để xác thực và xử lý nhanh chóng.

Khai báo hải quan: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng để khai báo hải quan trực tuyến.

3. Chữ ký số dùng cho ai?

Chữ ký số hiện nay được sử dụng rộng rãi cho mọi đối tượng, từ cá nhân, tổ chức và các cá nhân thuộc doanh nghiệp/tổ chức, cụ thể như sau: 

• Doanh nghiệp: Từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ đều cần chữ ký số để xuất hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế và thực hiện các giao dịch kinh doanh. Ký phát hành hóa đơn, kê khai thuế, BHXH, hải quan, hợp đồng,...
• Tổ chức, đơn vị hành chính: Các cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ sử dụng chữ ký số trong hoạt động hành chính công.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Theo quy định mới, các hộ kinh doanh cá thể có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử, do đó cần có chữ ký số.

"Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025 các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Việc áp dụng chữ ký số cho hộ kinh doanh khi phát hành hóa đơn điện tử là bắt buộc, giúp đảm bảo minh bạch và thuận tiện cho cơ quan thuế trong quản lý."

• Cá nhân: Sử dụng để ký các hợp đồng điện tử, giao dịch ngân hàng, hoặc các thủ tục hành chính công trực tuyến với cơ quan nhà nước.

4. Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Trên thị trường, hiện có nhiều loại chữ ký số khác nhau, tùy vào nhu cầu sử dụng:

USB Token: Là thiết bị phần cứng nhỏ gọn (giống USB) chứa chứng thư số. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB vào máy tính và nhập mã PIN để ký. Đây là loại phổ biến nhất, chi phí thấp.

Chữ ký số HSM (Hardware Security Module): Giải pháp bảo mật cao cấp, lưu trữ tập trung trên máy chủ, thường dành cho các doanh nghiệp, tổ chức lớn có nhu cầu ký khối lượng lớn tài liệu.

Chữ ký số từ xa (Remote Signature): Không cần thiết bị phần cứng, khóa bí mật được lưu trữ trên hệ thống đám mây của nhà cung cấp dịch vụ, giúp người dùng có thể ký số mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) miễn là có kết nối internet. Phù hợp cho hộ kinh doanh nhỏ, dịch vụ online.

Chữ ký số SmartCard: Là loại chữ ký số được thiết lập tích hợp vào SIM điện thoại, dễ sử dụng trên thiết bị di động, đang được nhiều ngân hàng và tổ chức tài chính triển khai. Nhược điểm là bị ảnh hưởng bởi sóng của nhà mạng.

5. Hướng dẫn đăng ký và tạo chữ ký số

Việc đăng ký và tạo chữ ký số khá đơn giản, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số

Một số nhà cung cấp uy tín hiện nay tại Việt Nam: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA… Tất cả đều được Bộ TT&TT cấp phép.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

• Đối với doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD người đại diện pháp luật, Quyết định bổ nhiệm (nếu có)
• Đối với hộ kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, CMND/CCCD chủ hộ
• Đối với cá nhân: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu
• Đơn đề nghị cấp chứng thư số

Bước 3: Đăng ký trực tuyến hoặc trực tiếp

Truy cập website của nhà cung cấp. Điền thông tin đăng ký và upload hồ sơ, các giấy tờ liên quan.

Hoặc đến trực tiếp cơ quan cấp chứng chỉ số bạn đăng ký để làm thủ tục.

Bước 4: Ký hợp đồng và nhận thiết bị/ứng dụng chữ ký số

Nếu dùng USB Token, bạn sẽ được cấp thiết bị kèm phần mềm cài đặt.

Nếu dùng chữ ký số từ xa, bạn chỉ cần đăng nhập ứng dụng của nhà cung cấp.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng

Cài đặt phần mềm và chứng thư số theo hướng dẫn của nhà cung cấp để bắt đầu sử dụng. Bạn có thể cài đặt chữ ký số trên máy tính hoặc điện thoại và đảm bảo không ai có quyền truy cập ngoài bạn.

Sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử, nộp tờ khai thuế, ký hợp đồng trực tuyến.

Chữ ký số không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính bảo mật trong giao dịch điện tử. Nếu bạn là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp bán lẻ, việc trang bị chữ ký số ngay từ bây giờ sẽ giúp bạn quản lý kinh doanh minh bạch, thuận tiện và an toàn hơn.

Để được tư vấn chi tiết về việc lựa chọn và đăng ký chữ ký số phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình, bạn nên liên hệ với các nhà cung cấp uy tín hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.