Hướng dẫn hạch toán thu hộ chi hộ chi tiết mới nhất

Hoạt động thu hộ và chi hộ ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện nay. Đặc biệt với sự phát triển của thanh toán xuyên biên giới, sự hợp tác và kết nối giữa các doanh nghiệp ngày càng rút ngắn. Vấn đề đặt ra là việc quản lý các khoản thu chi này làm sao để thực hiện chính xác, minh bạch và giảm thiểu rủi ro trong quá trình kế toán. Bài viết này, 9Pay sẽ chia sẻ chi tiết về cách hạch toán thu - chi hộ, với hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất!

1. Dịch vụ thu hộ, chi hộ là gì?

Thu hộ và chi hộ là hành động mà một bên (gọi là bên ủy quyền) giao nhiệm vụ cho bên khác (gọi là bên nhận ủy quyền) thực hiện việc thu hoặc chi tiền theo thỏa thuận. Việc ủy quyền này cần được ghi nhận rõ ràng qua các tài liệu như hợp đồng ủy quyền hoặc văn bản ủy quyền, nhằm làm cơ sở cho việc kiểm tra và giải trình khi cần thiết.

1.1. Quy định, văn bản pháp luật về dịch vụ thu hộ chi hộ

Những quy định về dịch vụ thu hộ chi hộ được mô tả chi tiết trong Thông tư 15/2024/TT-NHNN bao gồm:

Dịch vụ thu hộ: tổ chức cung cấp dịch vụ thu hộ phải đúng theo nội dung đã thỏa thuận với bên thụ hưởng và phù hợp với luật pháp Việt Nam.

Dịch vụ chi hộ: tổ chức cung cấp dịch vụ chi hộ phải thực hiện đúng theo yêu cầu của bên trả tiền và tuân thủ quy định có liên quan.

Tổ chức cung cấp dịch vụ phải quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các bên để đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra an toàn.

Đơn vị cung cấp dịch vụ phải được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép hoạt động cung cấp dịch vụ thu hộ chi hộ.

Ngoài ra, khi hoạt động trong lĩnh vực thu hộ chi hộ, các doanh nghiệp cần chú ý đến các văn bản pháp luật sau:

• Thông tư 15/2024/TT-NHNN bắt đầu hiệu lực từ 01/7/2024
• Nghị định 52/2024/NĐ-CP
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và những văn bản sửa đổi bổ sung gồm Thông tư 75/2015/TT-BTC, Thông tư 53/2016/TT-BTC.

2. Dịch vụ thu hộ chi hộ thường sử dụng trong các ngành nghề nào?

2.1. Logistics, vận tải

Trong lĩnh vực này, đặc biệt là vận tải quốc tế, các công ty thường thu hộ và chi hộ các chi phí liên quan đến vận chuyển, như phí cước tàu và phí THC từ khách hàng. Hoạt động chi hộ bao gồm phí lưu container và phí kho bãi cho đơn vị vận chuyển. Ví dụ cụ thể là hình thức thanh toán COD, nơi đơn vị vận chuyển thu tiền từ người mua khi giao hàng.

2.2. Bất động sản

Trong ngành bất động sản, thu hộ và chi hộ thường liên quan đến các khoản phí dịch vụ, bảo trì. Chủ đầu tư thu tiền phí từ cư dân và sau đó chuyển khoản đó đến ban quản lý hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ.

2.3. Dịch vụ môi giới

Những người hoặc công ty trong lĩnh vực môi giới thường đại diện cho khách hàng để thu hoặc chi các khoản tiền đặt cọc hay ký quỹ cho bên thứ ba nhằm hoàn tất các thủ tục cần thiết.

2.4. Bảo hiểm

Trong ngành bảo hiểm, các doanh nghiệp thu phí bảo hiểm từ khách hàng và chuyển lại cho công ty bảo hiểm. Một số khoản khác cũng có thể được ủy quyền như phí khám sức khỏe.

2.5. Thu hộ tiền điện, nước

Các công ty cho thuê văn phòng, căn hộ hay ngân hàng thường thu hộ tiền điện, thu hộ tiền nước, internet từ khách hàng hoặc người thuê để thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ.

Sau đó, tổ chức thanh toán sẽ chuyển các khoản tiền đó cho nhà cung cấp dịch vụ như EVN,...

2.6. Thu hộ, chi hộ tiền học phí

Các tổ chức, thường là trường học, trung tâm giáo dục, hoặc cơ sở đào tạo, ủy quyền cho một bên thứ ba (thường là ngân hàng, ví điện tử, hoặc công ty cung cấp dịch vụ thanh toán) để thay mặt họ thực hiện việc thu và chi các khoản tiền học phí. Giúp nhà trường giảm tải công việc hành chính, minh bạch hóa dòng tiền, và giúp phụ huynh thanh toán nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.

3. Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán thu hộ chi hộ

3.1 Cách hạch toán chi hộ

Khi doanh nghiệp chi hộ cho khách hàng, thực hiện hạch toán chi hộ khách hàng như sau:

Nợ TK 1388 (hoặc TK tương đương)

Có TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)

Khi khách hàng thanh toán tiền chi hộ, hạch toán chi hộ như sau:

Nợ TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)

Có TK 1388 (hoặc TK tương đương)

3.2 Cách hạch toán thu hộ

Khi doanh nghiệp thu hộ từ khách hàng, thực hiện hạch toán thu hộ như sau:

Nợ TK 3388 (hoặc TK tương đương)

Có TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)

Khi trả lại tiền thu hộ cho khách hàng, hạch toán thu hộ như sau:

Nợ TK 111, 112 (hoặc TK tương đương)

Có TK 3388 (hoặc TK tương đương)

Ví dụ:

Vào ngày 23/10/2025, công ty A ủy thác cho công ty B thực hiện đơn hàng văn phòng phẩm có giá trị 15 triệu đồng, bao gồm VAT 10%. Công ty B thực hiện giao dịch thanh toán qua ngân hàng với nhà cung cấp. Đến ngày 30/10/2025, công ty B hoàn tất giao hàng cho công ty A, sau đó công ty A tiến hành thanh toán khoản chi hộ qua ngân hàng.

Bởi vì nhà cung cấp đã phát hành hóa đơn mang tên công ty A (công ty nhờ chi hộ), hạch toán khoản thu hộ và chi hộ của công ty B được thực hiện như sau:

Khi chi hộ, doanh nghiệp B ghi nhận:

Nợ TK 1388: 16.500.000

Có TK 112: 16.500.000

Khi thu tiền từ doanh nghiệp A, doanh nghiệp B ghi nhận:

Nợ TK 112:  16.500.000

Có TK 1388: 16.500.000

4. 9Pay - Đơn vị cung cấp dịch vụ thu hộ, chi hộ uy tín hàng đầu Việt Nam

Công ty Cổ phần 9Pay là một công ty tài chính công nghệ, cung cấp các giải pháp thanh toán điện tử đa dạng, trong đó có dịch vụ thu hộ. 9Pay đã hợp tác với nhiều đối tác ngân hàng và công ty tài chính, trung gian thanh toán, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận được với đa dạng khách hàng có nhu cầu thanh toán tại Việt Nam. Ngoài ra, 9Pay còn hỗ trợ thu hộ cho các dịch vụ khác như thu hộ logistics, thu hộ tiền COD, thu hộ tiền học phí,...

Ưu điểm:

• Khách hàng dễ dàng thanh toán qua nhiều hình thức
• Nộp tiền tại quầy giao dịch ngân hàng
• Chuyển tiền qua cây ATM
• Sử dụng website để thanh toán
• Quét QR code hoặc thanh toán qua ví điện tử 9Pay
• Hệ thống thanh toán ổn định, bảo mật cao
• Hỗ trợ đa dạng ngân hàng và công ty tài chính
• Phí dịch vụ cạnh tranh

Để nhận tư vấn và sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ qua 9Pay, đối tác có thể liên hệ với chúng tôi qua các cách thức dưới đây:

Nhận tư vấn về Dịch vụ Thu hộ

Hotline: 1900 88 68 32 (Nhận tư vấn 24/7)

Email: biz@9pay.vn