Tổng hợp câu hỏi về hoá đơn điện tử và Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Hoá đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại tại Việt Nam. Với việc ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử đã được áp dụng từ ngày 1/6/2025. Điều này khiến không ít doanh nghiệp và tiểu thương đặt ra câu hỏi: Ai phải dùng hoá đơn điện tử? Quy trình ra sao? Chi phí thế nào? Bài viết này sẽ tổng hợp những câu hỏi thường gặp nhất về hoá đơn điện tử theo quy định mới nhất.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống điện tử. HĐĐT có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống nếu đảm bảo đầy đủ chữ ký số, thời gian ký và được cơ quan thuế chấp nhận.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không thể chối bỏ và có thể truy xuất được.

2. Các loại hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay là gì?

Theo quy định, có hai loại HĐĐT chính:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục Thuế trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Thường áp dụng cho các doanh nghiệp mới thành lập, rủi ro về thuế cao, hoặc hộ kinh doanh.
• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tự phát hành, không cần mã xác thực của cơ quan thuế (trừ các trường hợp đặc biệt). Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, uy tín, và có hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu.

3. Hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc phải dùng HĐĐT không?

Không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải bắt buộc dùng HĐĐT. Theo quy định hiện hành và được cụ thể hóa trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc hoạt động trong các ngành nghề như bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải... phải sử dụng HĐĐT. Đặc biệt, các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Cụ thể:

Khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) có quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của hộ kinh doanh như sau:

“Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế."

4. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không?

Không hoàn toàn. HĐĐT bắt buộc phải có chữ ký số đối với người bán (tổ chức, doanh nghiệp) trên hóa đơn để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu. Tuy nhiên, một số trường hợp không cần có chữ ký số được quy định cụ thể trong văn bản pháp luật như sau:

Căn cứ điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP; khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử sẽ không bắt buộc phải có chữ ký số trong các trường hợp sau:

(i) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

(ii) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

(iii) Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

(iv) Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

(v) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã).

(vi) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải chữ ký số của người bán.

(vii) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

(viii) Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số.

5. Hoá đơn điện tử có thay thế hoàn toàn hoá đơn giấy không?

Có. Từ ngày 1 tháng 7 năm 2025, hoá đơn giấy truyền thống sẽ không còn được sử dụng trong giao dịch kinh doanh. Hóa đơn điện tử là bắt buộc áp dụng đối với hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính.

6. Nếu không áp dụng hoá đơn điện tử thì bị phạt thế nào?

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh không thực hiện đúng quy định về hoá đơn điện tử sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu – 10 triệu đồng, tuỳ mức độ vi phạm.

Cụ thể:

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, từ 01/6/2025 hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bị phạt như sau:

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật (theo điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP);

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (điểm g khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định (theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)

7. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để tuân thủ quy định HĐĐT?

Hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:

Đăng ký sử dụng: Đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Đầu tư thiết bị: Trang bị máy tính tiền (POS), máy in có kết nối với phần mềm bán hàng hoặc loa thông báo chuyển khoản.

Lựa chọn Phần mềm: Sử dụng phần mềm có khả năng kết nối và truyền dữ liệu ngay lập tức lên Cổng thông tin Tổng cục Thuế.

Đào tạo thao tác: Đảm bảo nhân viên nắm vững quy trình xuất hóa đơn ngay sau khi hoàn tất giao dịch.

8. Quy định về xử lý hóa đơn sai sót thay đổi như thế nào?

Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất. Nghị định 70 bỏ quy định "hủy hóa đơn điện tử" và thay thế bằng việc tập trung vào "Điều chỉnh" hoặc "Thay thế":

Lập hóa đơn Điều chỉnh: Áp dụng khi sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế đã lập. Phải ghi rõ nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh.

Lập hóa đơn Thay thế: Áp dụng khi sai sót về mã số thuế, tên, địa chỉ của người mua hoặc các thông tin quan trọng khác. Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.

Quy trình thông báo: Khi phát hiện sai sót, người bán phải thông báo cho người mua về việc hoá đơn đã lập sai và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

9. Nghị định 70 tác động đến nhà cung cấp nước ngoài (NCCNN) như thế nào?

Nghị định 70 là bước tiến trong việc quản lý thuế thương mại điện tử xuyên biên giới. Các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng có hoạt động kinh doanh trên các nền tảng số tại Việt Nam bắt buộc phải đăng ký thuế và sử dụng HĐĐT. Điều này giúp tăng cường sự công bằng và chống thất thu thuế từ các giao dịch kỹ thuật số.

10. Chi phí triển khai hoá đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí bao gồm:

• Phí mua chữ ký số vào khoảng 500.000–2 triệu VNĐ/năm, tuỳ thuộc vào nhà cung cấp.
• Phí phần mềm xuất HĐĐT (dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu/năm tuỳ đơn vị).
• Phí mua máy quẹt thẻ (POS), giá dao động 1.500.000-8.000.000 VNĐ/máy.
• Phần mềm quản lý bán hàng: 1.000.000 - 3.000.000 VNĐ/tháng tuỳ thuộc đơn vị cung cấp và mô hình kinh doanh.

11. Có thể tự in hoá đơn điện tử cho khách hàng không?

Có. Tuy là hoá đơn điện tử, nhưng chủ cửa hàng có thể in bản thể hiện để gửi khách nếu cần, miễn sao dữ liệu gốc đã được lưu trữ trên hệ thống điện tử và tuân thủ quy định pháp luật của Bộ Tài chính.

12. Giải pháp TingTing – Đồng hành cùng hộ kinh doanh và doanh nghiệp

Hoá đơn điện tử không chỉ là xu thế tất yếu mà còn là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc hiểu rõ quy định, nắm bắt những câu hỏi thường gặp và lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh dễ dàng thích ứng, hạn chế rủi ro và tận dụng tối đa lợi ích từ chuyển đổi số.

Để hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang hoá đơn điện tử, TingTing mang đến hệ sinh thái giải pháp TingTing hoá đơn gồm:

Loa TingTing báo chuyển khoản: Tự động thông báo bằng giọng nói theo thời gian thực khi nhận tiền từ khách hàng.

Tích hợp xuất hoá đơn điện tử: Ngay sau khi nhận chuyển khoản, chủ cửa hàng có thể phát hành hoá đơn cho khách hàng thông qua ứng dụng Loa TingTing trên thiết bị di động.

Quản lý thu - chi minh bạch: Hỗ trợ hộ kinh doanh đối soát doanh thu theo ngày, tuần tháng, minh bạch tài chính, tránh sai sót trong quá trình kê khai hoá đơn với bên thuế.

Chi phí phù hợp tiểu thương: Giải pháp TingTing hoá đơn mang đến cho các chủ cửa hàng bộ giải pháp "all-in-on" với giá siêu rẻ. Dễ dàng thao tác trên thiết bị di động, không cần tích hợp phần mềm bán hàng phức tạp, không cần máy quẹt thẻ (POS), tiết kiệm nhiều chi phí, phù hợp cửa hàng nhỏ lẻ, quán ăn, tạp hoá.

Nhận tư vấn Hoá đơn điện tử

• Email: business@9pay.vn
• Fanpage: Loa TingTing
• Zalo: https://zalo.me/loatingting
• Tổng đài: 1900 88 68 32 (Hỗ trợ 24/7)

Với giải pháp TingTing hoá đơn, hộ kinh doanh và doanh nghiệp vừa tuân thủ Nghị định 70, vừa quản lý hiệu quả doanh thu trong kỷ nguyên số.