Hướng dẫn chi tiết về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho chủ cửa hàng

Theo quy định mới được ban hành trong Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành bắt buộc đối với một số đối tượng kinh doanh. Vậy, trường hợp nào bắt buộc sử dụng? Hộ kinh doanh, chủ cửa hàng và doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ theo Nghị định 70?

1. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Máy tính tiền là gì?

Theo quy định tại khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. 

"Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.”

Quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế được mô tả rõ trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

"Điều 11. Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

2. Không bắt buộc có chữ ký số;

3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế."

2. Những trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025

Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, một số đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, cụ thể:

- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên (theo Điều 51, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14).

- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải đáp ứng các điều kiện sau (theo Điều 90 và Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14):

• Sử dụng máy tính tiền;
• Có khả năng xác định doanh thu và sử dụng hóa đơn điện tử có mã số từ cơ quan thuế;
• Đáp ứng quy mô về doanh thu, lao động, đồng thời thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo cách kê khai.

- Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đặc biệt là trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:

• Trung tâm thương mại;
• Siêu thị;
• Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các phương tiện động cơ khác);
• Cơ sở ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
• Dịch vụ vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
• Dịch vụ nghệ thuật, giải trí, hoạt động chiếu phim;

- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 3 Điều 8 của Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế có các thông tin sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Phải đúng theo thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Thông tin người mua: Nếu có yêu cầu, cần ghi mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế.

Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Bao gồm tên hàng hóa, đơn giá, số lượng và tổng giá thanh toán.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Cần ghi rõ giá bán chưa tính thuế giá trị gia tăng, thuế suất VAT, số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán có tính thuế giá trị gia tăng.

Thời gian lập hóa đơn: Phải được ghi rõ ràng.

Mã của cơ quan thuế: Gồm số giao dịch duy nhất do hệ thống thuế tạo ra và chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin người bán.

Mã được cấp tự động: Được cấp cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Như vậy, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế có cách làm tương đối đơn giản. Việc này hỗ trợ rất nhiều trong việc sử dụng, vì ai cũng có thể dễ dàng nhập thông tin để xuất hóa đơn đúng quy định.

4. TingTing hoá đơn: Giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Giải pháp hóa đơn điện tử TingTing hoá đơn (TingTing Invoice) không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản của HĐĐT mà còn được thiết kế tối ưu hóa cho việc kết nối với máy tính tiền.

TingTing hoá đơn được tích hợp với loa thông báo chuyển khoản để thiết lập quy trình bán hàng, xác nhận thanh toán và xuất hóa đơn từ máy tính tiền một cách liền mạch. Mỗi giao dịch bán hàng sẽ tự động được ghi nhận bằng giọng nói, khởi tạo và xuất hóa đơn hợp lệ, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm thời gian đáng kể cho nhân viên.

Nhận tư vấn hoá đơn điện tử

• Hotline: 1900 88 68 32 (Hỗ trợ 24/7)
• Fanpage: Loa TingTing
• Zalo: https://zalo.me/loatingting
• Email: business@9pay.vn

Ngoài ra, TingTing hoá đơn nổi bật với khả năng tự động truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế ngay sau khi lập. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời gian và phương thức truyền dữ liệu mà còn giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do chậm trễ.

Lý do bạn nên lựa chọn giải pháp Loa TingTing cho doanh nghiệp của mình:

- Hỗ trợ Hộ kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.
- Hỗ trợ đăng ký lên hộ kinh doanh.
- Hỗ trợ tạo chứ ký số.
- TingTing hoá đơn tuân thủ chặt chẽ và đáp ứng đầy đủ các quy định của Nhà nước về thuế, hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Quyết định 1510/QĐ-TCT.
- Loa TingTing thông báo tiền về tài khoản bằng giọng nói.
- Tiền về trực tiếp tài khoản người bán hàng.
- Quản lý - báo cáo doanh thu hàng ngày, tuần, tháng.
- Bộ giải pháp "all-in-one" giúp tối ưu chi phí vận hành, an toàn, bảo mật

Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và triển khai giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp không chỉ giúp các chủ cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp tuân thủ quy định của pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý tài chính.