Hộ kinh doanh nên sử dụng loại chữ ký số nào cho phù hợp?

Với mong muốn hỗ trợ các hộ kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật và đảm bảo được đầy đủ quyền lợi, TingTing hoá đơn là một trong những giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, lẻ, các doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp uy tín - an toàn, phù hợp với nhu cầu và tuân thủ những quy định mới về thuế.

1. Các loại chữ ký số hiện có trên thị trường

1.1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số đầu tiên được phát triển, được lưu trữ trên một thiết bị USB nhỏ gọn, thường được gọi là Token. Người dùng chỉ cần cắm thiết bị vào máy tính để sử dụng.

Khi thực hiện ký, người dùng cần phải kết nối USB Token với máy tính để thực hiện các giao dịch ký kết. Đây là loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay, nhưng nhược điểm của nó là cần phải có kết nối với máy tính và chỉ hoạt động với một Token duy nhất.

1.2. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được tích hợp sẵn trong SIM card do các nhà mạng cung cấp. Loại chữ ký này được cài đặt trên thẻ SIM điện thoại di động hoặc các thiết bị điện tử khác, mang lại sự thuận tiện và nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là phụ thuộc vào mạng viễn thông, vì nếu người dùng ở ngoài vùng phủ sóng hoặc khi ở nước ngoài thì không thể sử dụng chữ ký số này.

1.3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là một phương pháp được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, được lưu trữ và hoạt động trên các thiết bị phần cứng chuyên dụng. Thiết bị này được tích hợp vào máy chủ hoặc hệ thống mạng. Đây là loại chữ ký số phù hợp cho các doanh nghiệp lớn.

1.4. Chữ ký số từ xa

Với chữ ký số từ xa, người dùng không cần các thiết bị vật lý mà vẫn thực hiện ký kết mọi lúc mọi nơi thông qua việc sử dụng Cloud để lưu trữ khóa riêng. Người dùng chỉ cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ uy tín để ủy quyền quản lý. Đây là hình thức thuận tiện và được nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.

2. Những quy định pháp lý về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

2.1. Trường hợp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 78/2021/TT-BTC và chỉ dẫn từ Cục Thuế, việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử là bắt buộc nếu người bán hoặc người mua là cơ sở kinh doanh, tổ chức hợp pháp, hoặc cá nhân mua hàng để kinh doanh. Cụ thể là:

• Đối với người bán:

Nếu là doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần sử dụng chữ ký số của chính họ để ký hóa đơn điện tử.

Nếu người bán là cá nhân kinh doanh, hóa đơn cần có chữ ký số của cá nhân đó hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

• Đối với người mua:

Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với bên bán về việc ký số, cùng với các điều kiện kỹ thuật cần thiết, hóa đơn sẽ có chữ ký số của cả hai bên.

Nếu không có thỏa thuận hoặc bên mua không đáp ứng được điều kiện kỹ thuật, hóa đơn chỉ cần chữ ký số hợp lệ của bên bán.

Cán bộ thuế hướng dẫn người dân kinh doanh về hoá đơn điện tử

2.2. Trường hợp không cần thiết phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định những trường hợp không yêu cầu phải có chữ ký số trên hóa đơn điện tử, cụ thể như sau:

a, Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng cho cá nhân không kinh doanh

Theo Khoản 7 của Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không bắt buộc phải có chữ ký số của bên bán nếu:

Hóa đơn đã được lập và gửi lên hệ thống của Cục Thuế để cấp mã.

Dữ liệu hóa đơn đã được đảm bảo an toàn và xác thực qua mã định danh của cơ quan thuế. Ví dụ như hóa đơn bán lẻ tại siêu thị cho cá nhân không cần chữ ký số nếu có mã.

b, Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần giao dịch

Đối với hộ kinh doanh và cá nhân không đủ điều kiện để tự phát hành hóa đơn điện tử, thì hóa đơn được cấp trực tiếp từ cơ quan thuế theo từng giao dịch và không cần chữ ký số của người bán, vì hóa đơn đã có mã xác thực.

c, Hóa đơn xăng dầu điện tử cho cá nhân không kinh doanh

Các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu bán lẻ cho cá nhân không kinh doanh không cần chữ ký số của người bán nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Thêm vào đó, không cần phải có các thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn, thuế suất GTGT hoặc thông tin người mua.

d, Hóa đơn điện tử dưới dạng tem, vé, thẻ

Các đơn vị phát hành tem, vé, thẻ điện tử (chẳng hạn như vé xem phim, vé xe buýt, thẻ nạp tiền) không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, trừ khi những sản phẩm này là hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã.

e, Chứng từ điện tử trong ngành hàng không

Các hãng hàng không phát hành vé máy bay điện tử cho cá nhân không kinh doanh qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử không cần chữ ký số của người bán nếu chứng từ được làm theo tiêu chuẩn quốc tế và được coi là hóa đơn điện tử hợp lệ.

3. Hộ kinh doanh nên sử dụng loại chữ ký số nào?

Với quy mô nhỏ như hộ kinh doanh, chủ cửa hàng thì loại chữ ký số từ xa sẽ đáp ứng được nhu cầu, đảm bảo an toàn, cũng như sự tiện lợi. Chữ ký số từ xa không tốn nhiều chi phí như HSM, không phụ thuộc vào các thiết bị vật lý nên thực hiện công việc dễ dàng hơn, phù hợp với quá trình chuyển đổi số hiện nay đang được nhà nước khuyến khích.

Khi đã lựa chọn chữ ký số từ xa, người dùng cũng cần cân nhắc kĩ để tìm cho mình một đơn vị cung cấp uy tín, đảm bảo và Loa TingTing chính là lựa chọn hoàn hảo.

Loa TingTing là sản phẩm được phát triển bởi Công ty Cổ phần 9Pay - Trung gian thanh toán được cấp giấy phép hoạt động từ Ngân hàng nhà nước Việt Nam. Với giải pháp TingTing hoá đơn, chúng tôi đem đến dịch vụ chữ ký số đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn CA (chữ ký số công cộng) theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia.

TingTing hoá đơn là giải pháp quản lý bán hàng toàn diện, được thiết kế đặc biệt dành cho các chủ cửa hàng, giúp tối ưu hoá mọi hoạt động kinh doanh từ A đến Z. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu hiểu biết nhiều về công nghệ. TingTing hoá đơn đáp ứng mọi quy định hiện hành như Nghị định 70, Thông tư 78, Nghị định 123.

Giải pháp Loa TingTing với các sản phẩm như loa báo chuyển khoản, hóa đơn điện tử, chữ ký số, máy POS, vay vốn hộ kinh doanh, phần mềm bán hàng giúp quy trình thanh toán, vận hành chuyên nghiệp, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Nhận tư vấn Chữ ký số

• Hotline: 1900 88 68 32 (Hỗ trợ 24/7)
• Fanpage: Loa TingTing
• Zalo: https://zalo.me/loatingting
• Email: business@9pay.vn

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín giúp bạn được trải nghiệm sử dụng dịch vụ tốt nhất và đảm bảo an toàn về quyền lợi. Quý khách hàng nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín như Loa TingTing để tránh gặp phải rủi ro lừa đảo hoặc tốn nhiều chi phí.